قواعد السلوك

المقدمة:

يوجز دليل القواعد السلوكية لشركة الفا فارما الحد الأدني من المعايير المقبولة والمتوقع اتباعها من قِبَلْ الموظفين في الفا فارما.  وتتكامل هذه القواعد مع أي قواعد سلوكية أخرى قد تكون متبعة في مختلف الأقسام و/أو الادارات في الفا فارما .

ويستوجب على كل الموظفين الاطلاع على هذه القواعد، والإلمامِ بها، انطلاقاً من مسؤوليتهم في المحافظة على تطبيق المعايير المهنية.  وسيتعرض الأفراد الذين يخالفون هذه القواعد السلوكية إلى الإجراءات الانضباطية المناسبة والتي يمكن أن تصل الي الطرد.  علاوة على ذلك، يمكن ان يكون انتهاك هذه القواعد انتهاكاً للقانون، مما قد يؤدي لعقوباتٍ مدنيةٍ/أو جزائية بحق الموظف، و/أو مديره، و/أو شركة الفا فارما.

مجال التطبيق:

تُطبق هذه القواعد على موظفي شركة الفا فارما، بما فيهم الموظفين الدائمين، المتدربين، الطلاب والموظفين المؤقتين.

وستتم مراعاة قابلية تطبيق هذا النظام على الشركات الخارجية التي تعمل نيابة عن الفا فارما السعودية، وسيكون ذلكَ وفقا لوضع كل حالة على حِدةْ.

 

قيم الفا فارما:

“إن كل ما نعمله في شركة الفا فارما هو مهم، ولكن مايوازي ذلكَ أهميةً هو كيف نعمله؟ “.  تستخدم الفا فارما قيـَمَها التي تأسست عليها لترسيخِ فهم مشترك للسلوكيات المتوقعة داخلَ أرِوِقَتِها. إن هذه القِيَم هي التي تُعَرِّفُنا نحن كالفا فارما.   

تعتبر قيمنا – الاحترام، التكامل، العمل الجماعي كفريقٍ واحد، التعلم والتطوير، والعناية والاهتمام بالعميلْ ، التعلم المستمر، والمسؤولية بمثابة أسس ثقافتنا المشتركة.  هذه القيم تُعبر عن هَويتنا التي نتبنَاها، ونتمسكُ بهاِ، وهي التي ترسم ملامحَ سلوكياتنا وممارساتنا.

النزاهة:

نحن شفافون وصادقون نقدم الكشف الكامل عن المعلومات ذات الصلة بصدق.

فريق العمل:

دائما ما نتواصل ونقدم اهدافنا بشكل واضح من خلال دعم بعضنا البعض بالتعاطف والاحترام والاستماع وتقديم الانطباعات بكل مصداقية.

 

تركيز العميل:

نحن ملتزمون بمعرفة عملائنا ونقدر علاقتنا بعملائنا ودائما مانكرس جهودنا لاسعادهم.

 

التعلم المستمر:

نحن نشجع دائما التطوير الذاتي والرغبة في للتعلم بين موظفينا وذلك من خلال الانخلاط الدائم والمستمر والتحفيز وايضا توفير الدعم والتدريب اللازمين.

 

المسئولية:

نحن نؤمن بقيمة الملكية والتمكين والانضباط الذاتي وتعزيز ثقافة اللا لوم.

الجودة:

متابعة ثقافة الجودة وتنفيذها من خلال العمل بشكل استباقي وفقا لمعايير وسياسات الجودة. الاداء دائما يكون متعلق بممارسات التصنيع الجيدة الحالية.

البيئة، الصحة، والسلامة: 

متابعة وتنفيذ ثقافة البيئة والصحة والسلامة من خلال العمل بشكل استباقي وفقا لمعايير وسياسات البيئة والصحة والسلامة،و أداء نظام آمن للعمل فيما يتعلق بالسلامة المهنية وادارة الصحة ونظام ادارة البيئة.

 

4. السرية والخصوصية:

يجب على الموظفين المحافظة على سرية معلومات الملكية الموثوقة لديهم بواسطة الفا فارما أو عملائها أو مورديها.  وتعتبر معلومات الملكية أي معلومات غير عامة، تم اكتسابها أثناء سير العمل مع الفا فارما، تلكَ التي يمكن ان يستخدمها المنافسون أو تؤدي لضرر الفا فارما ، وعملائها، الزملاء الموظفين، او أي موردين إذ تم كشفها.

تتضمن معلومات الملكية الأمثلة التالية:

  • تفاصيل معلومات غير عامة تتعلق بمعاملات الشركة كخطط النمو، واستراتيجية الفا فارما.
  • معلومات عن العملاء وتسعيرة / تفاصيل العقود.
  • معلومات عن النتائج المالية، وأي تكاليف تم تكبدها.
  • معلومات عن جداول الهيكلة، عدد الموظفين والاستراتيجيات الفردية العامة.
  • وثائق الفا فارما مثل الاتصالات الداخلية، وثائق اجراءات / عمليات، كتيبات والتعاميم الخ..
  • تفاصيل الموظفين الشخصية مثل الرواتب، المكافأت، المؤهلات، تقارير تقييم أداء الموظفين.
  • أي مواد تم تصنيفها بأنها “سرية”.

ويتوقع ان يحمي موظفي الفا فارما السرية بعدم إفشاء مثل هذه المعلومات مع أي شخص غير مخول له الاطلاع عليها.  ويتضمن ذلك كلا من الاشخاص العاملين بالشركة، أو العاملين خارجها.  ولايجوز إفشاء مثل هذه المعلومات، إلا بكتابٍ خطي من المدير العامْ، أو حين يتم طلب ذلك بصورةٍ رسمية وقانونيةْ. وينبغي أن يتم أخذ هذا بعين الاعتبار، وبصورةٍ مهنية،  عند الحديث عن شركة الفا فارما، ومايتعلق بها من نقاشات ذات صلة، أثناء التواجد في الأماكن العامة كالمصاعد، ومناطق الاستقبال، والدخولْ.  الخ.. كما ينبغي ان يتم اتخاذ الحيطة اللازمة لئلا يسترق السمع من هو غير مخول بالاستماع لمثل هذه الأمورْ. وعليه فمن الأجدر تقييد المناقشات حول الفا فارما ضمن مناطق المكتب لكل مبني.

بالإضافة الي ذلك، يجب ألا يتم إفشاء المعلومات هاتفياً، إلا اذا كان المتصل او المستلم يحق له استلام المعلومات بشكل مؤكد.  وينبغي اتخاذ العناية الخاصة في الرد على الاستفسارات الائتمانية، وعندئذٍ، يجب الالتزام بالضوابط المعيارية. وفي حالة الشك يتوجب الرجوع للمدير المباشرْ.

5. الحماية والاستخدام السليم لأصول الشركة:

يجب على كل الموظفين حماية أصول الفا فارما، والتأكد من استخدامها بصورةٍ فاعلة. إن السرقة، والاهمال والتبديد تؤثر سلباً على ربحية الشركة، وهذا أمر غير مقبولْ. كما أن أصول الشركة يجب أن تستخدم بصورة شرعية ، ولخدمة أهداف الشركة فقط، ، ولا ينبغي ان استعمالها لغير أغراض الشركة.  وينبغي أن يتم رصد أي شُبهاتِ غش أو سرقة مباشرة والتحقيق فيها.

ويمتد التزام الموظفين لحماية اصول الفا فارما لمعلومات ملكية الفا فارما التي تتضمن:

  • معلومات الراتب، السجلات، قواعد البيانات، التصميمات، خطط التسويق، التقارير و أي بيانات مالية غير منشورة.
  • الملكية الفكرية مثل الإجراءات والسياسات. ويعتبر أي استخدام غير مصرح او توزيع لهذه المعلومات بمثابة مخالفة لسياسة الفا فارما كما تم تفصيلها في القسم 4، “السرية والخصوصية” ويمكن ان يكون ذلكَ تصرفاً غير قانوني، تكون نتيجته الملاحقة القانونية.  

6. الهداية:

يجب ان تكون ممارسة إعطاء او استلام الهدايا واضحةً ومُغلنة، تفادياً لتضاربِ المصالحْ، وتأكيداً على مبدأ الشفافية، كما هو مفصلٌ أدناهْ:  

I.الهداية المستلمة:

  1. بينما لا يبدو الأمر مناسباً لوضع حظر عام على استلام واعطاء كل الهدايا، يجب على الموظفين عدم الاشتراك (إما بطريقة مباشرة او غير مباشرة عبر الاقاربِ أو الأصدقاء) في أي نشاط يمكن ان يُفسَّر على نحو استلام او إعطاء رشوة، عمولة سرية، نشاط خلفي، او ميزة قابلة للتساؤل او خدمة محاباة ذات صلة بنشاطات أعمال الفا فارما
  2. لا تتخذ الهدية شكلاً نقدياً.
  3. يمكن ان يتم اعتبار الهدية في شكل، قلم، مفكرة يمكن ان تكون تكلفتها الاسمية 50 ريال فقط، ولا يتم اعطاء الهدايا بشكل واضح لأي اعتبار او انتساب لهذا الأمر.
  4. ويتم إشعار استلام أي هدايا مع وصفها، وتقييم قيمتها النقدية فورا بشكل مكتوب الي قسم الموارد البشرية و مدير الإدارة. وفي الحالة التي يكون فيها أي سؤال عن أن الهدية كانت بقيمة رمزية، يجب على الموظف أن يراجع مدير الموارد البشرية للتوجيه. ويمكن ان تكون الهدايا البسيطة (التي لا يتم تقديمها بتوقع تحقيق أي مصلحة) مثل الهدايا الدعائية التسويقية مقبولةً.

 

II. إعطاء الهداية:

e. ومن سياسة الفا فارما، لا ينبغي ان تقدم الهدايا إما بشكل مباشر، أو من خلال طرف ثالث، الي العملاء، الموردين او موظفي الحكومة لتحقيق مصلحة سياسية او اقتصادية الي الفا فارما.

7. المنافسة والتعامل المنصف: 

تسعى الفا فارما لتحقيق الربح الملائم، والتفوق على المنافسين، شريطةِ أن يتحقق ذلك بشكل منُصف وصادق.  ويتوجب على كل موظف احترام حقوق التعامل العادل مع موظفي، وموردي و عملاء الفا فارما.  ولا ينبغي على أي موظف أخذ فائدة بشكل غير عادل من أي شخص من خلال التلاعب، أو إخفاء أي معلومات، أو أي ممارسات غير قانونية (أو شرعية).

7.1 – ينبغي ان يتم بناء العلاقات بين الموظفين على احترام متبادل لتعزيز روح الفريق وإيجاد بيئة عملٍ منتجة ومريحةْ.  

  7.2– على جميع موظفي الفا فارما أن يتعاملوا بطريقة محترمة مع الزملاء الاخرين ، ولا يجوز لأي شخص محاولة تشويه سمعة زميلٍ أخر، سواء بصورةٍ متعمدة، أو كاذبة.

   7.3– على جميع موظفي الفا فارما  بذل قصارى جهودهم لتحقيق مصلحة الشركة والمساهمة في ازدهار أعمالها.

 7.4 على جميع موظفي الفا فارما العمل بصدق ونزاهة، وتفادي النزاعات الظاهرة الخاضعة للمصلحة المهنية و/أوالشخصية.

 7.5 على جميع موظفي الفا فارما تقديم المعلومات بدقة متناهية، آخذين بعين الاعتبار التوثيق اللازم، ومدركينَ بأنه، وفي الوقت المناسب، وبشكل كامل، عادل وصادق، أن هذه الوثائق سيتم الحفاظ عليها داخلياً، أو تسليمها الي الوكالات الحكومية او الآخرين. 

8. نظام الملابس:

تسعى الفا فارما لبناءِ سمعةٍ براقة تليقُ بمكانتها العلمية والعملية، وعليه، فإنه يتوجب على موظفيها الظهور بالمظهر الملائم، أمام زائري الشركة، وشركائها في الأعمالْ.  

وبناءً على ذلك، فعلى الموظفين المحافظة على مظهرهم العام،  وبشكل ملائم ونظيف وفقا لمتطلبات وظائفهم، وبما يتماشي مع ممارسات المملكة العربية السعودية في المظهر، أثناء ساعات العمل. وكذلك يتوقع من الموظفين اتباع توجيهات الزي حين دخولهم إلى أماكن عملهمْ.

متطلبات الموظفين الرجال على النحو التالي:

 8.1– الزي السعودي التقليدي او البنطلون والقميص / بشكل انيق ورسمي لأي شخص يتفاعل مع طرف ثالث او مع العملاء (بدون جنز، تي شيرت، شورتات، أو زي رياضي) وأحذية أعمال مناسبة (بلا بابوج).

 

9. عام:

إن ما ذكر أعلاه ليس قائمةً حصريةً بكل التعليمات التي يتوجب على على جميع موظفي الفا فارما الالتزام بها، وعليه فيجب متابعة مايصدر من تعليمات ذات صلة من خلال المذكرات الداخلية، والتعاميم:

  9.1 يتوقع من الموظفين التقيد بالسياسات الاجرائية لتقنية المعلومات IT والتي تجيز وتنظم استخدام الحواسب الآلية والولوج إلى دوائر الاتصال التقنية.

  9.2 يتوقع من الموظفين التقيد بالسياسات الاجرائية التي تدل على ، وتنظم سياسات التواصل بالشركة.

  9.3 يتوقع من كل الموظفين الالتزام بمعايير، توجيهات، إجراءات وسياسات الجودة و البيئة، الأمن، السلامة، والصحة بالفا فارما للتأكيد على أننا أدينا كل نشاطات الأعمال بطريقة مسئولة.

  9.4 تلتزم الفا فارما بالتعامل مع كل الموظفين بشكل منُصف، وباحترام ونزاهة وتقديم بيئة عمل داعمة. ويستوجب تشجيع الموظفين لرصد أي سلوكِ تحرشي بأي شكلٍ من اشكاله، على أن يتم إبلاغ المدير / المشرف المباشر أو قسم الموارد البشرية. 

  9.5 تلتزم الفا فارما بتقديم بيئة عمل أمنة وبسلامة كل الموظفين. لذلك، لا يسمح بأي سلوكٍ تهديد، أي بأي أعمال عنف، سواء باستخدام سلاح، أو بدونهْ. 

  9.6 تقدم الفا فارما فرص متساوية للموظفين بغض النظر عن العرق، اللون، الموطن، الجنس والديانة. يمنع الاستخدام او البقاء تحت تأثير الكحول و / او المخدرات في أثناء البقاء في مباني ألفا فارما.

  9.7 لا يسمح لموظفي الفا فارما الاشتراك في أي عمل خارج الوظيفة، والانضمام لأي مجموعة / تنظيم محظور / مجاز او الاشتراك في شئون سياسية للبلد المضيف بدون موافقة صريحة من المدير العام.

10. تضارب المصالح:

لا يسمح لموظفي الفا فارما الاشتراك في أي عمل خارج الوظيفة / أو عمل في أثناء الخدمة مع الشركة.

11. الانضباط والالتزام والإدارة:
I. الالتزام:

a. يتوقع من كل الموظفين استخدام الحكم الشخصي والحس الجيد للعمل بشكل سليم والتميز عند طلب التوجيه حول نظام أداء الموظف. وفي حالة عدم اليقين، او لتقرير تضارب مصلحة و / او نظام اداء مخالفات الموظف، يتوقع من الموظف البحث عن التوجيه اللازم من قسم الموارد البشرية.

b. وستراقب الفا فارما بشكل مستمر الالتزام بأحكام هذا النظام. وإذا تم اثبات حدوث تجاوزات،  سيتعرض المخالفون لأحكام النظام وفقاً لإجراء الانضباط، بما يتوافق مع قانون العمل الملائم ، والإجراءات والسياسات المتبعة في الموارد البشرية في الفا فارما.

II. دور قسم الموارد البشرية:

سيتولي قسم الموارد البشرية المسئولية الكاملة لإدارة هذا النظام ورصد التقرير حول الإدارة الي المدير العام.

III. رصد التقرير حول المخالفات والمخالفات المشتبهة:

يتوقع من الموظفين الذين يدركون او يشتبهون في موظفين آخرين بمخالفتهم لهذا النظام او الاشتراك في نشاط إجرامي والذي يعرض الفا فارما لخسائر مالية أو اساءة السمعة، ان يدلوا بمعرفتهم او شكوكهم الي قسم المراجعة الداخلية. ويطبق ذلك النظام على كل الأقسام. وسيتم التحقق من أي مخالفة لهذا النظام بما يتوافق مع أحكام وساسية الفا فارما.

12. الاشعار السنوي:

وللمساعدة في الالتزام بنظام أداء الموظف، تطلب الفا فارما من كل الموظفين مراجعة النظام وإقرارهم بفهمهِ والالتزام بذلك كتابة على أساس سنوى أدناه.  أقر بانني استلمت نسخة من نظام أداء الموظف، وأنني اطلعت على النظام وسألتزم به.  وفي حالة معرفتي بارتكاب أي مخالفة للنظام، سأتصل بمدير او قسم المراجعة الداخلية.  أقر بان هذه السياسة ليست عقداً، ولا توجد أي سياسة مقصودة لتغير العلاقة التعاقدية التقليدية.